提高客户联络中心呼入电话服务效率
问题描素
某公司电话呼入转办率约10%,年通话成本高达300多万。较长的处理时长、较高的转办率直接影响到客户的满意度,处理不及时更将带来客户的重复来电,使得转办人员的作业处理压力不断加大。呼入电话的平均处理时长、转办率是影响客户满意度的关键指标,需要不断进行优化、改进。
实施过程
项目组收集了90天、230名员工的20700组数据,从不同业务类型、新老员工差异、不同班型/班组、工作日/节假日、服务流程等方面,了解到现在的主要问题是各分层条件中的案头时长异常、查询系统、提供解决方案、记录服务单的时长相对较长且波动较大、报案类转办85%以上集中在法人报案业务、新员工转办率低于老员工,且波动较老员工明显、各小组间转办率差异不大,个别小组波动大、晚班转办率低于白班的等。接下来项目组通过分层分析、数据分析、鱼骨图分析、团队头脑风暴法等总共找到了41个潜在原因。团队从原因的影响程度、发生几率维度对潜在原因进行评估,共筛选出19个主要原因。得到的主要原因还是一种定性分析的结果,存在一定的风险,因此团队通过假设验证法、意见征集法、事实举证法,确认最终的关键原因。通过验证,确认新员工在线记录服务单少于老员工,此原因是主要原因。然后项目组针对主要原因分别产生了具体的改善方案,并落地实施这些方案。
项目收益
通过项目跟踪发现,呼入电话处理时长从273秒降到251秒,转办率从10%降到7.29%。财政收益通过项目实施,减少了话费、降低了座席成本,每年带来的直接财务收益约82万。 |